Sacar los datos de un programa contable antiguo: archivos DBF
El programa ya no se instala en el equipo nuevo, el proveedor dejó de dar soporte y, aun así, hay que consultar un asiento de hace años, justificar un saldo o migrar el histórico a otro sistema. Muchos programas de contabilidad, facturación y nóminas de los años 90 y 2000 (entre ellos las versiones antiguas de la gama de Sage, y otros hechos en Clipper o FoxPro) guardan sus datos en archivos <code>.dbf</code>. Esos archivos se leen sin el programa.
Gratis para usar. Sin instalar nada y sin subir el archivo. Versión para Windows — 4.6 MB, sin instalación: detalles. Pro — 29 USD una sola vez: precio.
Dónde buscar
En la carpeta de datos del programa, normalmente una carpeta por empresa y ejercicio. Entre los archivos .dbf suelen estar el plan de cuentas (subcuentas), el diario con los asientos, los clientes y proveedores, los artículos y las facturas. Los nombres dependen del programa y de la versión: abra los que parezcan y mire los campos. Junto a los .dbf puede haber .fpt o .dbt (campos de texto largo: cópielos también) e índices .cdx o .ntx.
Haga una copia de la carpeta entera y trabaje con la copia; no abra los archivos de un programa que esté en marcha.
Las tildes salen mal: es la codificación
Los programas de entonces guardaban el texto en la página de códigos de MS-DOS (cp850 en España y México) y no en la de Windows. Si «Muñoz» sale como «Mu¤oz», la codificación es otra. La aplicación la toma del propio archivo cuando el programa la grabó; si no, se elige en el selector de la barra de herramientas. Detalle en caracteres raros en un DBF.
Del DBF al Excel
- Abra el
.dbf(en la versión web basta arrastrarlo a la página). - Compruebe la codificación y que los importes sean números.
- Filtre lo que necesita: un ejercicio, una cuenta, un rango de fechas. Para el diario, un filtro como
YEAR(FECHA) = 2008muestra un ejercicio. - Exporte a Excel o CSV. Con «Combinar archivos…» se reúnen en uno los de varios ejercicios que tengan la misma estructura.
Para unir tablas de dos archivos (por ejemplo, el diario con el plan de cuentas por el código de la subcuenta) está vincular dos tablas.
Registros eliminados
Un DBF no borra las filas: las marca. Algunos programas «anulan» así asientos o fichas, y esos registros siguen en el archivo. Por defecto se pueden ocultar, mostrar junto con los demás o ver solo ellos: vea registros eliminados en un DBF. Es la razón de que el número de filas difiera de lo que cuenta otra herramienta.
Lo que conviene saber
- Abrir y exportar los datos es una lectura: no altera el archivo original.
- Los datos de un programa contable son datos fiscales y personales: trabaje en un equipo de confianza. El archivo no se sube a ningún servidor (vea datos personales sin subirlos a la nube).
- Si el programa guardaba los datos en otro formato (una base de datos propia o Access), esta página no sirve: para los
.mdbvea abrir un MDB o ACCDB.
Preguntas frecuentes
¿Cómo sé si mi programa guarda en DBF?
Si en la carpeta de datos hay archivos con la extensión .dbf, sí. Si hay otra extensión (.mdb, .db, .mdf, .gdb), el formato es otro.
¿Se puede volver a importar en el programa antiguo?
La aplicación permite editar y guardar un DBF, pero para un programa en uso es más seguro no tocar sus archivos: edite siempre una copia.
¿Qué pasa con los campos memo?
Si el .fpt o el .dbt está junto al .dbf, el texto se lee; sin él, los campos memo salen vacíos.
Gratis para usar. Su archivo no se sube a ningún servidor. Versión para Windows — 4.6 MB, sin instalación: detalles. Pro — 29 USD una sola vez: precio.