Antes de importar: comprobar un listado de clientes
Un listado de clientes que entra sucio en el CRM, el ERP o la plataforma de facturación sale caro: cartas devueltas, facturas rechazadas, clientes duplicados que ya nadie sabe fusionar. Una revisión de diez minutos lo evita. Estas son las comprobaciones, en el orden en que conviene hacerlas, y qué herramienta de la aplicación sirve para cada una.
Gratis para usar. CSV, Excel o DBF. Nada se sube: la revisión se hace en su navegador. Versión para Windows — 4.6 MB, sin instalación: detalles. Pro — 29 USD una sola vez: precio.
1. Que se lea bien
Abra el archivo y mire las primeras filas. Si las tildes y la «ñ» salen como símbolos, la codificación no es la que se supuso: pruebe otra en el selector (vea codificación de un CSV). Si todo sale en una columna, el separador es el punto y coma (delimitador).
2. Que no se hayan perdido ceros
Códigos postales de Madrid o Barcelona (08002, 06000 en México), códigos de cliente, números de cuenta: si pasaron antes por Excel, lo más probable es que ya hayan perdido el cero. Los campos de código se leen como texto para que no se alteren; el motivo y las salidas, en ceros a la izquierda en un CSV.
3. Que los identificadores y contactos sean válidos
«Análisis» → «Validar valores…» propone las reglas por el nombre de la columna: DNI/NIE y CIF, RFC y CURP, CUIT, RUT, NIT, RUC, IBAN, correo, teléfono y código postal. Aparece una columna «Validación» que dice qué falla en cada fila, y «Mostrar las filas con errores» deja solo esas.
Todo el detalle de lo que se comprueba, y de lo que no, está en validar DNI, NIF, RFC, CUIT, RUT, NIT e IBAN.
4. Que no haya duplicados
El mismo cliente con el NIF escrito de dos maneras, o con el nombre abreviado. «Análisis» → «Duplicados por campos…» agrupa las filas con el mismo valor en los campos que elija (el NIF, o el correo, o nombre más código postal). Antes de buscarlos conviene normalizar: espacios sobrantes, mayúsculas, guiones del identificador. Más en encontrar duplicados en un CSV.
5. Que no falte nada obligatorio
Un filtro como NIF = '' o LEN(CP) < 5 muestra las filas incompletas. Con una columna calculada se pueden preparar los campos que el destino pide en otro formato, por ejemplo unir nombre y apellidos o separarlos (dividir y unir columnas).
6. Compararlo con lo que ya hay
Si el CRM ya tiene clientes, exporte los suyos y use «Cotejar con otra tabla…» por NIF: se ve qué clientes del listado son nuevos y cuáles ya existen. Es la misma idea que en conciliar un extracto bancario.
Guardar el resultado
Exporte la tabla limpia a CSV (UTF-8, el separador que pida el destino) o a Excel, y guarde aparte el listado de errores para quien debe corregirlos en el origen. Las validaciones y los filtros se recuerdan por nombres de columna: el listado del mes siguiente se abre con la revisión ya preparada.
Preguntas frecuentes
¿Puedo revisar un listado con datos personales?
Sí, y sin subirlo a ningún sitio: todo se calcula en su navegador. Vea datos personales sin subirlos a la nube.
¿El listado puede tener varios cientos de miles de filas?
Sí. Se lee por trozos y los filtros y las validaciones trabajan en segundos.
¿Corrige los errores automáticamente?
No: los marca y dice por qué. Corregir es decisión de quien conoce el dato; una vez corregido un valor, su error desaparece.
Gratis para usar. Su archivo no se sube a ningún servidor. Versión para Windows — 4.6 MB, sin instalación: detalles. Pro — 29 USD una sola vez: precio.